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Tools

Werkzeuge, mit denen wir arbeiten

Open-Source-Tools aus unserer Praxis. Was sie können, wofür wir sie einsetzen, wo sie für Mandanten passen — und was sie kosten.

Warum diese Seite

Bei jedem Mandanten-Setup setzen wir auf Werkzeuge, die transparent, langlebig und ohne Cloud-Lock-in sind — meist Open Source, immer , immer DSGVO-tauglich. Diese Sammlung dokumentiert die Tools, die wir einsetzen, mit einem konkreten Beispielfall pro Werkzeug. Wenn Sie überlegen, ob ein Tool zu Ihrer Situation passt, finden Sie hier eine ehrliche Einschätzung statt eines Produkt-Pitches.

Werkzeuge nach Kategorie

Wir gruppieren die Tools in drei Schichten: Infrastruktur trägt alles, & bringt die Intelligenz, Apps ist das, was Mitarbeitende täglich öffnen. Jede Kategorie hat eine eigene Übersichtsseite.

Open-Weight-Modelle, die wir bei Kunden einsetzen: Llama, Mixtral, Qwen, , DeepSeek, Phi, GPT-oss. Vergleich nach Größe, Lizenz, VRAM-Bedarf und — plus Cloud-vs-Lokal-Routing.

Llama 3.3Mistral / MixtralQwen 2.5Gemma 3DeepSeek R1Phi 4GPT-oss
Im Einsatz

Docker

Container-Engine für isolierte Dienste auf eigenem Server

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Apache-2.0-lizenzierte Container-Engine: Container, Compose, Volumes, Networks. Beispiel: So betreibt ein Bauunternehmen mit 25 MA acht Dienste (Caddy, Nextcloud, Mailcow, BookStack, Vaultwarden, , , ) isoliert auf einem Mini-PC — ohne SaaS, ohne Cloud-Lock-in.

ContainerComposeIsolationApache-2.0
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Im Einsatz

Portainer

Container-Management im Browser für Docker und Swarm

Lizenz-Kosten

Kostenlos (CE)

Zlib-lizenzierte Web-UI für , Compose und Swarm: Stack-Editor, Logs-Stream, Volume-Browser, Multi-Endpoint, Container-Konsole. Beispiel: Wie ein Marketing-Studio mit eigenem UGREEN-NAS zwölf Container im Browser verwaltet — ohne SSH, ohne Docker-Vokabular.

Docker-UIMulti-EndpointStack-EditorZlib
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Im Einsatz

Caddy

Webserver und Reverse-Proxy mit automatischem HTTPS

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Apache-2.0-lizenzierter Webserver mit automatischen Let's-Encrypt-Zertifikaten, HTTP/3, deklarativer Caddyfile-Syntax und Hot-Reload. Beispiel: Wie eine Webagentur 30 Kundendomains in einer einzigen Caddyfile betreibt — ohne Certbot-Cronjobs, ohne SSL-Ausfall-Tickets.

Reverse-ProxyAuto-SSLHTTP/3Apache-2.0
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Im Einsatz

docker-mailserver

Self-Hosted Postfix-Dovecot-Stack mit Rspamd

Lizenz-Kosten

Kostenlos

MIT-lizenzierter Mailserver-Container: Postfix + Dovecot + Rspamd + ClamAV + , DKIM/SPF/DMARC ready, setup.sh für alle Verwaltungsaufgaben. Beispiel: Wie ein Ingenieurbüro für Tragwerksplanung von Strato auf eigenen Mailserver migriert — unbegrenzte Projekt-Aliase, Bayes-trainierter Spam-Filter, 100 % Mail-Souveränität.

MailPostfix+DovecotRspamdMIT
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Im Einsatz

Uptime Kuma

Self-Hosted Monitoring

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Open-Source-Monitoring für Webseiten, APIs, Mailserver, Datenbanken und . Status-Pages für Kunden, Notifications ins eigene Postfach, alle Daten auf eigenem Server. Beispiel: So überwacht ein Steuerbüro damit Mandantenportal, DATEV-Login, Mailserver und Backup-Jobs.

MonitoringSelf-HostedGDPR-readyOpen Source
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Im Einsatz

Grafana

Open-Source-Dashboards mit 200+ Datenquellen

Lizenz-Kosten

Kostenlos

AGPL-3.0-lizenzierte Plattform für Dashboards, Alerting und Multi-Datenquellen-Visualisierung. Beispiel: Wie eine Privatbrauerei mit 18 Mitarbeitenden 12 Gärtanks mit IoT-Sensoren überwacht — Echtzeit-Gärungsverläufe, Slack-Alerts bei Temperatur-Drift, automatische Sudprotokolle.

DashboardsAlertingMulti-DatenquellenAGPL-3.0
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Im Einsatz

Ollama

Lokaler LLM-Server mit OpenAI-API

Lizenz-Kosten

Kostenlos

MIT-lizenzierter Server für 100+ Open-Weight-Modelle (Llama, Mistral, Qwen, ): OpenAI-kompatible , GPU-Acceleration (NVIDIA/AMD/Apple), Quantisierung für RAM/VRAM-Effizienz. Beispiel: Wie ein Maschinenbauer mit 80 Personen seine Schatten-IT (heimliches ChatGPT) durch einen lokalen KI-Server ersetzt — IP-Schutz statt Datenabfluss.

LLM-ServerLocalOpenAI-APIMIT
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Im Einsatz

Open WebUI

Self-Hosted Chat-Oberfläche für eigene KI-Modelle

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Browser-Oberfläche für lokale Modelle (Llama, Mixtral, Qwen) via : Multi-User mit , , über eigene Dokumente, OpenAI-kompatible . Beispiel: So nutzt eine Anwaltskanzlei mit 8 Personen § 203-konform Schriftsatz-Entwürfe, Vertragsanalyse und Urteils-Recherche — ohne dass Mandanten-Daten die Kanzlei verlassen.

AI-UIRBACRAGSelf-Hosted
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Im Einsatz

n8n

Workflow-Automatisierung self-hosted

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Fair-code Workflow-Tool für E-Mail-Trigger, , DATEV-Export, Slack-Bridges und CRM-Integrationen. 400+ vorgefertigte Nodes, visueller Editor, läuft auf eigenem Server. Beispiel: So automatisiert eine Steuerkanzlei mit 60 Mandanten ihre Belegerfassung, BWA-Versand und Fristen-Wächter.

WorkflowSelf-HostedGDPR-readyFair-Code
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Im Einsatz

Camunda 7

BPMN-Workflow- und DMN-Decision-Engine

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Apache-2.0-lizenzierte BPMN-2.0-Workflow-Engine + DMN-Decision-Engine in Java mit User-Task-Inbox und Cockpit. Beispiel: Wie ein Sondermaschinenbauer mit 60 Mitarbeitenden Engineering-Genehmigungs-Workflows von E-Mail-Threads in BPMN-Prozesse mit User-Tasks, Parallel-Pfaden und Audit-Trail überführt.

BPMNDMNProcess-EngineApache-2.0
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Im Einsatz

Vaultwarden

Self-Hosted Passwort-Manager (Bitwarden-kompatibel)

Lizenz-Kosten

Kostenlos

AGPL-3.0-lizenzierte Rust-Reimplementierung des Bitwarden-Servers: ein Container, ~50 MB RAM, voll kompatibel mit allen offiziellen Bitwarden-Apps (iOS, Android, Browser-Extension). Beispiel: Wie ein Architekturbüro mit 12 Personen und 80 Bauprojekten 1.800+ Logins ohne SaaS-Tresor verwaltet.

PasswordsTOTPBitwarden-compatibleAGPL-3.0
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Im Einsatz

Paperless-ngx

Self-Hosted Dokumenten-Archiv mit OCR und Volltextsuche

Lizenz-Kosten

Kostenlos

GPL-3.0-lizenziertes DMS für Handwerksbetriebe und : mit Tesseract lokal, PostgreSQL-Volltextsuche, Auto-Tagging via ML, , GoBD-konforme Aufbewahrung. Beispiel: Wie ein SHK-Betrieb 7.400+ Lieferscheine, Wartungsverträge und BAFA-Förderanträge in 18 Monaten archiviert hat — Suche in unter einer Sekunde.

DMSOCRGoBDGPL-3.0
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Im Einsatz

BookStack

Self-Hosted Wiki mit Bücher-Kapitel-Seiten-Struktur

Lizenz-Kosten

Kostenlos

MIT-lizenziertes Wiki mit WYSIWYG + Markdown, Volltextsuche, , Multi-User. Beispiel aus eigener Praxis: Wir nutzen BookStack seit 18 Monaten für 400+ Seiten Hauswissen — diese gesamte Tools-Sektion wurde aus BookStack-Storyboards entwickelt.

WikiKnowledge-BaseWYSIWYGMIT
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Im Einsatz

Cal.com

Self-Hosted Termin-Buchungs-Tool (Calendly-Alternative)

Lizenz-Kosten

Kostenlos

MIT-lizenziertes Termin-Tool: Self-Service-Slots, Verfügbarkeits-Verwaltung, wiederkehrende Termine, Erinnerungs-Mails. Beispiel: Wie eine psychotherapeutische Praxisgemeinschaft mit 4 Therapeut*innen und 240 Patient*innen ihre Terminverwaltung Art. 9 — 5.000–9.000 € pro Jahr gespart gegenüber Doctolib.

SchedulingGDPR-readyCalendly-AlternativeMIT
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Im Einsatz

WordPress

Das CMS für 43 % aller Websites — mit KI radikal neu

Lizenz-Kosten

Kostenlos

WordPress vanilla + Block-Editor + KI-Workflow (ChatGPT, Claude, , ) ersetzt den teuren Plugin-Stack. Beispiel: Wie ein Stadtteil-Restaurant seine Webseite täglich pflegt — von 700 €/Jahr Plugin-Stack auf 190 €/Jahr, tägliche Updates in 15 Minuten via Smartphone.

CMSKI-PflegePlugin-freiGPL-2.0+
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Im Einsatz

TinaCMS

Git-basiertes Headless-CMS für Next.js und Astro

Lizenz-Kosten

Kostenlos

Apache-2.0-lizenziertes Headless-CMS mit Inhalten als Markdown/MDX im Git-Repository und visuellem Editor im Browser. Schema-Definition in TypeScript, automatische Typ-Generierung. Passt für Next.js-, Astro- oder Hugo-Sites mit redaktioneller Pflege.

Headless-CMSGit-basedNext.jsApache-2.0
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