Werkzeuge, mit denen wir arbeiten
Open-Source-Tools aus unserer Praxis. Was sie können, wofür wir sie einsetzen, wo sie für Mandanten passen — und was sie kosten.
Warum diese Seite
Bei jedem Mandanten-Setup setzen wir auf Werkzeuge, die transparent, langlebig und ohne Cloud-Lock-in sind — meist Open Source, immer , immer DSGVO-tauglich. Diese Sammlung dokumentiert die Tools, die wir einsetzen, mit einem konkreten Beispielfall pro Werkzeug. Wenn Sie überlegen, ob ein Tool zu Ihrer Situation passt, finden Sie hier eine ehrliche Einschätzung statt eines Produkt-Pitches.
Werkzeuge nach Kategorie
Wir gruppieren die Tools in drei Schichten: Infrastruktur trägt alles, & bringt die Intelligenz, Apps ist das, was Mitarbeitende täglich öffnen. Jede Kategorie hat eine eigene Übersichtsseite.
KI-Modelle
→ Modell-Auswahl im DetailOpen-Weight-Modelle, die wir bei Kunden einsetzen: Llama, Mixtral, Qwen, , DeepSeek, Phi, GPT-oss. Vergleich nach Größe, Lizenz, VRAM-Bedarf und — plus Cloud-vs-Lokal-Routing.
Infrastruktur
→ Mehr in InfrastrukturDocker
Container-Engine für isolierte Dienste auf eigenem Server
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Apache-2.0-lizenzierte Container-Engine: Container, Compose, Volumes, Networks. Beispiel: So betreibt ein Bauunternehmen mit 25 MA acht Dienste (Caddy, Nextcloud, Mailcow, BookStack, Vaultwarden, , , ) isoliert auf einem Mini-PC — ohne SaaS, ohne Cloud-Lock-in.
Portainer
Container-Management im Browser für Docker und Swarm
Lizenz-Kosten
Kostenlos (CE)
Zlib-lizenzierte Web-UI für , Compose und Swarm: Stack-Editor, Logs-Stream, Volume-Browser, Multi-Endpoint, Container-Konsole. Beispiel: Wie ein Marketing-Studio mit eigenem UGREEN-NAS zwölf Container im Browser verwaltet — ohne SSH, ohne Docker-Vokabular.
Caddy
Webserver und Reverse-Proxy mit automatischem HTTPS
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Apache-2.0-lizenzierter Webserver mit automatischen Let's-Encrypt-Zertifikaten, HTTP/3, deklarativer Caddyfile-Syntax und Hot-Reload. Beispiel: Wie eine Webagentur 30 Kundendomains in einer einzigen Caddyfile betreibt — ohne Certbot-Cronjobs, ohne SSL-Ausfall-Tickets.
docker-mailserver
Self-Hosted Postfix-Dovecot-Stack mit Rspamd
Lizenz-Kosten
Kostenlos
MIT-lizenzierter Mailserver-Container: Postfix + Dovecot + Rspamd + ClamAV + , DKIM/SPF/DMARC ready, setup.sh für alle Verwaltungsaufgaben. Beispiel: Wie ein Ingenieurbüro für Tragwerksplanung von Strato auf eigenen Mailserver migriert — unbegrenzte Projekt-Aliase, Bayes-trainierter Spam-Filter, 100 % Mail-Souveränität.
Uptime Kuma
Self-Hosted Monitoring
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Open-Source-Monitoring für Webseiten, APIs, Mailserver, Datenbanken und . Status-Pages für Kunden, Notifications ins eigene Postfach, alle Daten auf eigenem Server. Beispiel: So überwacht ein Steuerbüro damit Mandantenportal, DATEV-Login, Mailserver und Backup-Jobs.
Grafana
Open-Source-Dashboards mit 200+ Datenquellen
Lizenz-Kosten
Kostenlos
AGPL-3.0-lizenzierte Plattform für Dashboards, Alerting und Multi-Datenquellen-Visualisierung. Beispiel: Wie eine Privatbrauerei mit 18 Mitarbeitenden 12 Gärtanks mit IoT-Sensoren überwacht — Echtzeit-Gärungsverläufe, Slack-Alerts bei Temperatur-Drift, automatische Sudprotokolle.
Workflow & KI
→ Mehr in Workflow & KIOllama
Lokaler LLM-Server mit OpenAI-API
Lizenz-Kosten
Kostenlos
MIT-lizenzierter Server für 100+ Open-Weight-Modelle (Llama, Mistral, Qwen, ): OpenAI-kompatible , GPU-Acceleration (NVIDIA/AMD/Apple), Quantisierung für RAM/VRAM-Effizienz. Beispiel: Wie ein Maschinenbauer mit 80 Personen seine Schatten-IT (heimliches ChatGPT) durch einen lokalen KI-Server ersetzt — IP-Schutz statt Datenabfluss.
Open WebUI
Self-Hosted Chat-Oberfläche für eigene KI-Modelle
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Browser-Oberfläche für lokale Modelle (Llama, Mixtral, Qwen) via : Multi-User mit , , über eigene Dokumente, OpenAI-kompatible . Beispiel: So nutzt eine Anwaltskanzlei mit 8 Personen § 203-konform Schriftsatz-Entwürfe, Vertragsanalyse und Urteils-Recherche — ohne dass Mandanten-Daten die Kanzlei verlassen.
n8n
Workflow-Automatisierung self-hosted
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Fair-code Workflow-Tool für E-Mail-Trigger, , DATEV-Export, Slack-Bridges und CRM-Integrationen. 400+ vorgefertigte Nodes, visueller Editor, läuft auf eigenem Server. Beispiel: So automatisiert eine Steuerkanzlei mit 60 Mandanten ihre Belegerfassung, BWA-Versand und Fristen-Wächter.
Camunda 7
BPMN-Workflow- und DMN-Decision-Engine
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Apache-2.0-lizenzierte BPMN-2.0-Workflow-Engine + DMN-Decision-Engine in Java mit User-Task-Inbox und Cockpit. Beispiel: Wie ein Sondermaschinenbauer mit 60 Mitarbeitenden Engineering-Genehmigungs-Workflows von E-Mail-Threads in BPMN-Prozesse mit User-Tasks, Parallel-Pfaden und Audit-Trail überführt.
Self-Hosted Apps
→ Mehr in Self-Hosted AppsVaultwarden
Self-Hosted Passwort-Manager (Bitwarden-kompatibel)
Lizenz-Kosten
Kostenlos
AGPL-3.0-lizenzierte Rust-Reimplementierung des Bitwarden-Servers: ein Container, ~50 MB RAM, voll kompatibel mit allen offiziellen Bitwarden-Apps (iOS, Android, Browser-Extension). Beispiel: Wie ein Architekturbüro mit 12 Personen und 80 Bauprojekten 1.800+ Logins ohne SaaS-Tresor verwaltet.
Paperless-ngx
Self-Hosted Dokumenten-Archiv mit OCR und Volltextsuche
Lizenz-Kosten
Kostenlos
GPL-3.0-lizenziertes DMS für Handwerksbetriebe und : mit Tesseract lokal, PostgreSQL-Volltextsuche, Auto-Tagging via ML, , GoBD-konforme Aufbewahrung. Beispiel: Wie ein SHK-Betrieb 7.400+ Lieferscheine, Wartungsverträge und BAFA-Förderanträge in 18 Monaten archiviert hat — Suche in unter einer Sekunde.
BookStack
Self-Hosted Wiki mit Bücher-Kapitel-Seiten-Struktur
Lizenz-Kosten
Kostenlos
MIT-lizenziertes Wiki mit WYSIWYG + Markdown, Volltextsuche, , Multi-User. Beispiel aus eigener Praxis: Wir nutzen BookStack seit 18 Monaten für 400+ Seiten Hauswissen — diese gesamte Tools-Sektion wurde aus BookStack-Storyboards entwickelt.
Cal.com
Self-Hosted Termin-Buchungs-Tool (Calendly-Alternative)
Lizenz-Kosten
Kostenlos
MIT-lizenziertes Termin-Tool: Self-Service-Slots, Verfügbarkeits-Verwaltung, wiederkehrende Termine, Erinnerungs-Mails. Beispiel: Wie eine psychotherapeutische Praxisgemeinschaft mit 4 Therapeut*innen und 240 Patient*innen ihre Terminverwaltung Art. 9 — 5.000–9.000 € pro Jahr gespart gegenüber Doctolib.
WordPress
Das CMS für 43 % aller Websites — mit KI radikal neu
Lizenz-Kosten
Kostenlos
WordPress vanilla + Block-Editor + KI-Workflow (ChatGPT, Claude, , ) ersetzt den teuren Plugin-Stack. Beispiel: Wie ein Stadtteil-Restaurant seine Webseite täglich pflegt — von 700 €/Jahr Plugin-Stack auf 190 €/Jahr, tägliche Updates in 15 Minuten via Smartphone.
TinaCMS
Git-basiertes Headless-CMS für Next.js und Astro
Lizenz-Kosten
Kostenlos
Apache-2.0-lizenziertes Headless-CMS mit Inhalten als Markdown/MDX im Git-Repository und visuellem Editor im Browser. Schema-Definition in TypeScript, automatische Typ-Generierung. Passt für Next.js-, Astro- oder Hugo-Sites mit redaktioneller Pflege.
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