Tool im Einsatz

n8n

Workflow-Automatisierung, die auf Ihrem Server läuft. 400+ Integrationen, visueller Editor, — eine konkrete Alternative zu Zapier und Make für Kanzleien und .

Projekt-Profil

n8n

Workflow automation for technical teams

Stand: 1. Juni 2026

GitHub-Sterne

191k

Forks

58k

Offene Issues

1.5k

Lizenz

fair-code (SUL)

Aktuelle Version

v2.22.5

Sprache

TypeScript

Erstveröffentlichung

22. Juni 2019

Letzter Commit

1. Juni 2026

→ GitHub-Repository → Offizielle Website → Dokumentation

Drittquelle · Wikidata (CC0)

Wikidata-Profil

n8n

Q130305687

Lizenz

fair-code (SUL)

Initial Release

2019

→ Wikidata-Eintrag

Was ist n8n?

ist ein Workflow-Tool, das wiederkehrende Abläufe zwischen Systemen automatisiert: E-Mails empfangen, PDFs auslesen, Daten in DATEV, lexoffice, sevDesk oder Microsoft 365 schreiben, Slack-Nachrichten verschicken — alles in einem visuellen Editor, ohne Programmierkenntnisse als Pflicht.

Es läuft komplett auf eigener Hardware oder einem eigenen Server. Daten verlassen das Haus nicht. Die Software ist fair-code lizenziert — Quellcode einsehbar, Self-Hosting für interne Nutzung kostenlos, keine versteckten Tracker, keine SaaS-Abhängigkeit.

Warum eine Kanzlei n8n nutzt

In einer durchschnittlichen Steuerkanzlei kommen täglich Hunderte Belege per E-Mail — von 60 Mandanten, in 12 Formaten, mit zehn verschiedenen Betreffzeilen. Manuelle Erfassung kostet Stunden, ist fehleranfällig, und niemand möchte die Aufgabe übernehmen.

übernimmt genau diese Stupid-Work: E-Mail empfangen, Anhang prüfen, , Mandanten zuordnen, in DATEV ablegen, Mitarbeiter benachrichtigen. Die Fachkraft kümmert sich danach um die echten Fragen — nicht ums Tippen von Beträgen.

Mandantenfall

Steuerkanzlei Müller & Partner

60 Mandanten, ca. 500 Belege pro Mandant und Monat, fünf Mitarbeitende. Die manuelle Belegerfassung war der Zeitfresser Nr. 1. Diese sechs Anforderungen waren der Auftrag — alle im selben Quartal umgesetzt.

Belegerfassung aus E-Mails

Belege kommen per E-Mail als PDF, Foto oder gescanntes Dokument. Sie müssen erkannt, ausgelesen, dem richtigen Mandanten zugeordnet und in DATEV übernommen werden — ohne dass jemand sie einzeln öffnet.

DATEV-Export-Routine

Monatsabschluss: Sammelbelege als DATEV-CSV exportieren, per SFTP an den Steuerberater-Cloud-Dienst schicken, Mandantenstammdaten synchronisieren. Bisher manuell pro Mandant — jetzt einmal pro Nacht für alle 60.

Mandanten-Onboarding

Neuer Mandant: Akte anlegen, Welcome-Mail mit Unterlagen-Checkliste, Slack-Channel erstellen, Login für Mandantenportal generieren, Kalender-Einladung Erstgespräch. Sechs Klicks in vier Systemen — oder ein .

Fristen-Wächter

Steuer-Fristen (UStVA, ESt, KSt, GewSt, Lohnsteuer) automatisch aus dem Kalender ziehen, 14 Tage vorher Erinnerung an Mandanten, 3 Tage vorher Eskalation an die Kanzlei. Niemand soll wegen einer vergessenen Frist Säumniszuschläge zahlen.

BWA-Versand

Jeden Monat: BWA aus DATEV ziehen, als PDF rendern, an Mandant mailen, intern als gelesen markieren. Bisher: Excel-Liste abhaken. Jetzt: vollautomatisch und nachvollziehbar.

Slack-Bridge für Anfragen

Mandanten-Anfragen aus E-Mail, Webformular und Telefon-Notiz landen im richtigen internen Slack-Channel — pro Mandant, mit Verlauf. Keine ungelesenen Tickets mehr im allgemeinen Postfach.

Was jetzt automatisch läuft

Acht Workflows, die nach dem Setup ohne tägliche Pflege ihren Dienst tun. Jeder Lauf ist in der Ausführungs-Historie nachvollziehbar — GoBD-Pflicht, kein Mehraufwand.

Belegerfassung Eingang

IMAP-Trigger holt alle 5 Minuten neue Mails aus einem dedizierten Postfach (belege@kanzlei.de). Anhang → (Tesseract lokal) → Mandanten-Zuordnung über Sender-Adresse → CSV-Eintrag in DATEV-Import-Ordner. Mandant + Datum + Betrag + Beleg-Typ erfasst, Original-PDF archiviert.

DATEV-Export-Routine

02:00 Uhr nachts: alle gesammelten Buchungen des Vortags pro Mandant gruppieren, als DATEV-CSV exportieren, per SFTP an die DATEV-Cloud-Schnittstelle übergeben. Bei Fehler: Slack-Ping an die Kanzlei-Leitung.

Mandanten-Onboarding

Webhook-Trigger vom Kontaktformular: Akte in DATEV anlegen, Welcome-Mail mit Unterlagen-Checkliste über Microsoft 365 senden, Slack-Channel #mandant-[Name] erstellen, Login fürs Mandantenportal generieren, Erstgespräch-Termin in Outlook-Kalender eintragen.

Fristen-Wächter

Schedule-Trigger jeden Morgen 07:00 Uhr: Fristen-Datenbank prüfen, alle Fristen in 14 oder 3 Tagen filtern. 14 Tage: Mail an Mandant. 3 Tage: zusätzlich Slack-Eskalation an zuständige Sachbearbeiterin.

Kassenbuch-Plausibilität

Bei jedem neuen Beleg: Betrag, Datum, Mandanten-Branche prüfen. Ausreißer (mehr als 3× Mandanten-Schnitt, oder Datum in der Zukunft) als 'review' markieren, im Slack-Channel des Mandanten posten. Falscher-Klick-Schutz vor dem Monatsabschluss.

Vertrags-Renewal-Reminder

Schedule-Trigger 1× wöchentlich: alle Wartungs- und Steuerberatungs-Verträge prüfen. 60 Tage vor Auslauf: Mail an Mandant mit Verlängerungs-Hinweis und PDF-Vertrag im Anhang. 30 Tage vorher: Slack-Eskalation.

BWA-Versand monatlich

Schedule-Trigger jeden 5. Werktag im Monat: BWA pro Mandant aus DATEV ziehen, als gebrandetes PDF rendern, per Microsoft 365 mit personalisiertem Text an Mandanten-Mail senden. Kopie in den Slack-Channel des Mandanten.

Slack-Bridge eingehend

Drei Trigger: IMAP für mandant@kanzlei.de, für Webformular-Anfragen, für ein Telefon-Notiz-Tool. In allen drei Fällen: Mandanten-Erkennung, Zuordnung zum Slack-Channel #mandant-[Name], Thread-Eröffnung mit Originaltext, automatische Antwort „Eingang bestätigt".

Kern-Funktionen von n8n

Was technisch leistet — und warum es für diese Aufgaben passt. Auswahl der Funktionen, die im Kanzlei-Setup tatsächlich tragend sind.

400+ vorgefertigte Integrationen

Aus dem Stand: DATEV, lexoffice, sevDesk, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Notion, HubSpot, Stripe, Pipedrive, IMAP/SMTP, FTP/SFTP, REST/API-Calls, Datenbanken. Jede Integration ist ein Node — visuell verbindbar, mit Credentials-Vault verwaltet.

Self-Hosted oder Cloud — Ihre Wahl

Docker-Compose auf eigenem Server: 30 Minuten Setup. Oder .cloud — gehostet in Frankfurt, . Wir empfehlen für sensible Daten (Steuer, Patient, Personal) immer Self-Hosting auf KMU-eigener Hardware.

Visueller Workflow-Editor

Drag-and-Drop-Editor im Browser. Nodes verbinden, Parameter konfigurieren, fertig. Für Power-User: Code-Node mit JavaScript, wenn ein Spezialfall nicht durch Standard-Nodes abgedeckt ist. Fachkräfte können einfache Workflows selbst bauen.

Credentials-Vault verschlüsselt

API-Keys, Passwörter, OAuth-Tokens werden verschlüsselt in der n8n-Datenbank gespeichert — nie im Klartext im . Zentral verwaltbar, rotierbar, mit . Pflicht für DSGVO-konforme Steuerung externer Dienste.

Trigger-Typen für jeden Anlass

Webhook-Trigger (HTTP-POST von extern), Schedule (Cron-Ausdrücke), IMAP (E-Mail-Eingang), File-Watch (neue Datei in Ordner), Manual (Button-Klick), Database-Polling. Jeder Trigger lässt sich beliebig kombinieren.

Workflows als Code (Git-Backup)

Jeder ist intern als JSON gespeichert. Export per Klick, Versionierung in Git, Deployment per möglich. Production-Workflows sind so nachvollziehbar, wiederherstellbar und auditierbar — kein Lock-in auf die UI.

Alternativen ehrlich verglichen

Wenn n8n nicht passt — was sonst?

Drei SaaS-Konkurrenten am Markt. Jede hat ihre Stärken, jede hat ihren Preis. Hier die ehrliche Einordnung — ohne Verkaufs-Romantik.

Marktführer (USA)

Zapier

Zapier Inc., USA

+ Marktführer mit 6.000+ Integrationen
+ Sehr einfacher Einstieg, viele Templates
− US-Hosting (DSGVO-Drittland-Transfer)
− Sehr teuer ab 2.000 Tasks/Monat (>50€)

EU-Anbieter (Tschechien)

Make

Celonis (vormals Integromat), Tschechien

+ EU-Hosting (Prag), DSGVO-tauglich
+ Günstiger als Zapier (ab 9€/Monat)
− Keine echte Self-Hosting-Option
− Komplexere UI, Lernkurve steiler

Enterprise (USA)

Workato

Workato Inc., USA

+ Sehr tiefe SaaS-Integrationen (SAP, Salesforce)
+ KI-Assistent für Workflow-Generierung
− Enterprise-Preis (vierstellig pro Monat)
− Für KMU/Kanzleien überdimensioniert

Faustregel: Bei wenigen, einfachen Workflows ohne Datenschutz-Anforderung ist ein SaaS schneller eingerichtet. Bei sensiblen Daten (Steuer, Personal, Gesundheit) oder mehr als 10.000 Task-Executions pro Monat wird schnell günstiger und souveräner.

Pricing

Fair-Code. Self-Hosted. Ohne Datenabgabe.

Lizenz

Sustainable Use License (fair-code): Quellcode öffentlich, Self-Hosting für interne Nutzung kostenlos. Einschränkung: Sie dürfen n8n nicht als Konkurrenz-SaaS verkaufen. Für KMU, Kanzleien und Beratungen voll nutzbar.

Laufende Kosten

Self-Hosted auf eigenem Server: ca. 5–15 €/Monat (VPS + Storage). n8n Cloud (Frankfurt): ab 20 €/Monat für den Starter-Tarif, 50 €/Monat für Pro. Keine Task-Limits beim Self-Hosting.

Aufwand

Docker-Compose-Setup: 30 Minuten. Erster Workflow gebaut: 2–4 Stunden Lernkurve. Komplettes Kanzlei-Setup (8 Workflows + Schulung): 2–5 Beratungstage.

Die Sustainable Use License ist nicht OSI-Open-Source im klassischen Sinn — nennt es 'fair-code'. Praktisch heißt das: lesen, anpassen, selbst betreiben — ja. Als kommerziellen Workflow-Dienst Dritten anbieten — nein. Für jeden KMU- und Kanzlei-Einsatz ist das problemlos.

n8n Workflow-Editor: Belegerfassung einer Steuerkanzlei mit IMAP-Trigger, OCR-Node, Mandanten-Zuordnung und DATEV-Export — Beispiel-Workflow: Belegerfassung Steuerkanzlei — IMAP → OCR → DATEV-Export. Quelle: n8n.io (CC BY-SA).

n8n Ausführungs-Historie: Workflow-Logs mit erfolgreichen und fehlgeschlagenen Durchläufen, Filterbar nach Status und Zeitraum — Ausführungs-Historie: Jeder Workflow-Lauf ist nachvollziehbar — Pflicht für GoBD-konforme Belegverarbeitung. Quelle: n8n.io.

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