BookStack
Das Wiki, das wir selbst nutzen. Bücher → Kapitel → Seiten, WYSIWYG-Editor, Volltextsuche, Mehrbenutzer mit Rollen. Eine konkrete Alternative zu Notion und Confluence für Beratungen, Kanzleien und mit echtem Wissensbestand.
Projekt-Profil
BookStack
Wiki and knowledge base for teams
Stand: 1. Juni 2026
GitHub-Sterne
19k
Forks
2.4k
Offene Issues
0
Lizenz
MIT
Aktuelle Version
v26.05
Sprache
PHP
Drittquelle · Wikidata (CC0)
Wikidata-Profil
BookStack
Lizenz
MIT-Lizenz
Entwickler
Dan Brown
Initial Release
2015-07-12
Was ist BookStack?
BookStack ist eine Wiki-Software im Browser, geschrieben in PHP auf Laravel, gepflegt seit 2015 von einer kleinen Maintainer-Gruppe. Inhalte sind in einer hierarchischen Struktur organisiert: Bücher → Kapitel → Seiten. Jede Seite hat Volltextsuche, Versionierung, PDF-Export, Multi-User-Rechte.
Die Software ist MIT-lizenziert, hat aktuell 0 offene Issues (Stand 2026-06-01 bei 18.801 Stars) — ein außergewöhnliches Zeichen für Pflege-Qualität. Im Unterschied zu Confluence (Atlassian, SaaS, teuer) oder Notion (US-Cloud, SaaS-only) läuft BookStack komplett auf eigenem Server.
Warum wir BookStack selbst nutzen
Wir sind selbst eine Beratungspraxis — KaaTai-Beratung, klein, aber mit großem Wissensbestand: BAFA-Förderlogik, Lösungs-Patterns für , Tool-Recherchen, Mandanten-Sessions, BMF-Schreiben-Tracking. Notion war 18 Monate lang unser Hauswissen. Wir hatten ein Problem: Mandanten-spezifische Details mussten in der Cloud landen.
Vor 18 Monaten Migration zu BookStack auf eigenem Server. Heute: 400+ Seiten Hauswissen, täglich genutzt, Volltextsuche unter einer Sekunde. Was Sie hier sehen — alle 11 Tool-Detail-Pages auf dieser Website — wurde aus BookStack-Storyboards entwickelt. Das ist kein theoretischer Showcase. Das ist die Wissensbasis, aus der diese Seite wächst.
Mandantenfall (eigene Praxis)
KaaTai-Beratung
1–2 Personen, ~30 aktive Mandanten, ~400 Seiten Hauswissen. Seit Februar 2025 produktiv im Einsatz, vorher 18 Monate Notion. Die folgenden Anforderungen waren der Migrationsgrund — alle umgesetzt, alle täglich im Einsatz.
Strukturierte Wissensbasis
Volltext-Suche unter 1 Sekunde
Multi-User für Wachstum
WYSIWYG + Markdown Wahlfreiheit
Versionierung pro Seite
Self-Hosted aus Mandanten-Vertraulichkeit
Was wir konkret damit machen
Acht produktive aus 18 Monaten BookStack-Praxis bei uns. Jeder davon ist die Antwort auf eine konkrete Frage, die früher in Notion oder in losen Markdown-Dateien lag.
BAFA-Beratungsverlauf-Templates
Tool-Page-Storyboards
BMF-Schreiben-Tracking
Eigene Beratungs-Methodik
Vertragsvorlagen + Varianten
Mandanten-Anonymisierungs-Library
Tool-Recherche-Dossiers
Wissens-Sync mit Obsidian-RAG
Kern-Funktionen von BookStack
Was BookStack als Wiki bietet — und welche Funktionen in unserer eigenen Praxis besonders tragen.
Hierarchische Bücher → Kapitel → Seiten
WYSIWYG + Markdown Wechsel
PDF- und HTML-Export
REST-API für Automation
Multi-User mit Roles
Volltextsuche (MariaDB FTS)
Alternativen ehrlich verglichen
Wenn BookStack nicht passt — was sonst?
Drei Alternativen mit unterschiedlichen Stärken. BookStack hat den breitesten Sweet-Spot für und Beratungen mit 1–50 Nutzern.
Moderne UX
Outline
Outline Technologies, BSL-1.1
- + Sehr modernes, app-ähnliches UI
- + Self-Hosting möglich (BSL-Lizenz)
- − Cloud-First, Self-Hosting kompliziert
- − BSL ist kein klassisches Open Source
File-basiert, klassisch
DokuWiki
Andreas Gohr, GPL-2.0
- + Keine Datenbank nötig, nur Dateien
- + Sehr leichtgewichtig, läuft auf Mini-Hardware
- − UI fühlt sich altertümlich an
- − Plugins-Qualität sehr unterschiedlich
SaaS-Marktführer
Notion
Notion Labs, USA
- + Exzellente UX, Block-Editor
- + Datenbanken + Wiki + Tasks in einem
- − US-Cloud, kein Self-Hosting
- − Per-Nutzer-Preis steigt schnell
Faustregel: Für strukturiertes Wissen mit Bücherregal-Metapher und Selfhosting ist BookStack die pragmatischste Wahl. Wer eine moderne, app-ähnliche UX bevorzugt und bereit ist, Outline (Cloud oder selbstgehostet) zu nutzen, hat ein cleaneres UI. DokuWiki ist gut für kleine Setups ohne Datenbank. Notion bleibt sinnvoll, wenn Mandanten-Vertraulichkeit kein Thema ist.
Pricing
MIT. 0 offene Issues. Eigene Praxis.
Lizenz
MIT — klassische OSI-Open-Source-Lizenz ohne Auflagen. Quellcode lesen, modifizieren, kommerziell verwenden — alles erlaubt. Keine Per-User-Lizenz, keine Mengen-Beschränkung. Die LinuxServer.io-Container-Variante ist ebenfalls MIT.
Laufende Kosten
Zwei Container (BookStack-App + MariaDB) auf bestehendem Docker-Host. RAM-Bedarf ca. 300 MB für eine Praxis mit 400 Seiten. Speicher: ca. 100 MB für die DB plus Größe der Anhänge. Auf einem Mini-PC mit 8 GB RAM läuft das nebenher.
Aufwand
Erst-Setup: 30 Minuten (Compose, Erst-Login, App-URL setzen). Strukturierung der Bücher und Migration aus bestehender Wissensbasis: 1–3 Beratungstage. Schulung Mitarbeitende: 1–2 Stunden pro Person.
BookStack hat aktuell 0 offene Issues bei 18.801 Stars — ein außergewöhnliches Wartungssignal. Die Software gibt es seit 2015, das aktuelle Release v26.05 ist 4 Tage alt. Maintainer Dan Brown reagiert in den Foren typischerweise innerhalb von 24 Stunden. Pflege-Qualität ist erstklassig.
REST-API: neue Seite per curl anlegen
# API-Token in Settings → Users → eigenem User generieren
TOKEN="Token id:secret"
# Neue Seite in einem Kapitel anlegen
curl -X POST https://wissen.kaatai.de/api/pages \
-H "Authorization: $TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{
"chapter_id": 42,
"name": "Mandantenfall: SHK-Betrieb Paperless-ngx",
"markdown": "## Ausgangslage\n\n12 Personen, 7400+ Dokumente..."
}'
# Volltextsuche
curl -G https://wissen.kaatai.de/api/search \
-H "Authorization: $TOKEN" \
--data-urlencode "query=BAFA Foerderlogik"BookStack-Stack als Docker-Compose
services:
bookstack:
image: lscr.io/linuxserver/bookstack:latest
container_name: bookstack-app
restart: unless-stopped
depends_on: [bookstack-db]
environment:
- PUID=1000
- PGID=1000
- TZ=Europe/Berlin
- APP_URL=https://wissen.kaatai.de
- DB_HOST=bookstack-db
- DB_USER=bookstack
- DB_PASS=${BOOKSTACK_DB_PASS}
- DB_DATABASE=bookstack
volumes:
- ./bookstack-data:/config
networks: [frontend, bookstack-net]
bookstack-db:
image: lscr.io/linuxserver/mariadb:latest
container_name: bookstack-db
restart: unless-stopped
environment:
- PUID=1000
- PGID=1000
- TZ=Europe/Berlin
- MYSQL_ROOT_PASSWORD=${BOOKSTACK_ROOT_PASS}
- MYSQL_DATABASE=bookstack
- MYSQL_USER=bookstack
- MYSQL_PASSWORD=${BOOKSTACK_DB_PASS}
volumes:
- ./bookstack-db:/config
networks: [bookstack-net]
networks:
frontend:
external: true
bookstack-net:Verwandte Themen
BookStack ist ein Wiki — was hängt drum?
als Plattform, Caddy als HTTPS-Layer für wissen.firma.de, Cluster-Verweise:
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