Paperless-ngx
Das Dokumenten-Archiv für Handwerksbetriebe und . auf eigenem Server, Volltextsuche, automatische Erkennung von Korrespondent und Dokument-Typ — eine konkrete Alternative zu DocuWare und ELO für Betriebe mit 5–50 Mitarbeitenden.
Projekt-Profil
Paperless-ngx
Document management system with OCR and full-text search
Stand: 1. Juni 2026
GitHub-Sterne
42k
Forks
2.8k
Offene Issues
7
Lizenz
GPL-3.0
Aktuelle Version
v2.20.15
Sprache
Python
Drittquelle · Wikidata (CC0)
Wikidata-Profil
Paperless-ngx
Lizenz
GNU General Public License, Version 3
Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist ein DMS (Document Management System) für Self-Hosting: Dokumente landen via Mail, Mobile-Scan oder Upload im System, werden via (Tesseract) durchsuchbar gemacht, automatisch nach Korrespondent (Lieferant, Behörde) und Dokument-Typ (Rechnung, Bescheid, Vertrag) klassifiziert.
Die Software ist GPL-3.0-lizenziert — vollwertig Open Source. Sie ist die aktive Community-Fork von Paperless-ng (das selbst Fork des ursprünglichen 'paperless' war). Die ursprünglichen Projekte sind eingeschlafen — paperless-ngx hat eine sehr aktive Maintainer-Community und ein produktionsreifes Setup für .
Warum ein Handwerksbetrieb Paperless-ngx nutzt
Ein typischer SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima) bekommt pro Monat 200–400 Lieferscheine, 50–80 Eingangsrechnungen, 30–60 Wartungsverträge, dazu BAFA-Förderbescheide, F-Gase-Bescheinigungen, Dichtigkeitsprüfungs-Protokolle. Über die Jahre sammeln sich 5.000–15.000 PDFs.
Ohne DMS bedeutet das: Aktenordner-Wand, jeder sucht 20 Minuten, wenn der Betriebsprüfer eine Rechnung aus 2023 will. Mit Paperless-ngx: Volltextsuche über alle PDFs, Treffer in unter einer Sekunde, GoBD-konforme Aufbewahrung. Die Aktenordner-Wand wird zur Akzent-Wand.
Mandantenfall
Schäfer Haustechnik
Familienbetrieb in Niedersachsen, 12 Personen — Meister Schäfer (Sen. + Jun.), 8 Gesellen, 2 Azubis, 1 Büro. Ca. 280 Lieferscheine pro Monat, 70 Eingangsrechnungen, 5 BAFA-Wärmepumpen-Anträge im Quartal. Seit 18 Monaten mit Paperless-ngx auf eigenem Server — die letzten 7.400 Dokumente sind im Archiv.
Volltextsuche über alle Belege
GoBD-konforme Archivierung
Auto-Tagging nach Korrespondent
Datenhoheit (Wettbewerb + Prüfung)
Mobile-Scan auf der Baustelle
10-Jahres-Aufbewahrung automatisch
Was der Betrieb konkret damit macht
Acht produktive Nutzungsmuster aus 18 Monaten Paperless-ngx im SHK-Alltag. Jedes ersetzt eine Aktivität, die früher entweder Stunden gekostet hat oder gar nicht ging.
Eingangs-Postfach automatisch konsumieren
Mobile-Scan via App
Volltextsuche in unter 1 Sekunde
Tags + Korrespondent + Dokument-Typ
Automatische Klassifikation lernt mit
Custom Fields für SHK-Spezifika
n8n-Workflow: Eingangsrechnung an DATEV
Backup-Routine mit Restore-Test
Kern-Funktionen von Paperless-ngx
Was Paperless-ngx technisch leistet — und welche Funktionen im KMU-Alltag tatsächlich tragen.
OCR mit Tesseract (lokal)
Volltext-Suche (PostgreSQL FTS)
Auto-Tagging via Machine Learning
REST-API für Workflows
Mobile-Apps (Drittanbieter)
GPL-3.0 — Copyleft Open Source
Alternativen ehrlich verglichen
Wenn Paperless-ngx nicht passt — was sonst?
Drei Alternativen mit unterschiedlichen Stärken. Der DMS-Markt ist breit — wir zeigen die häufigsten Vergleiche aus echten Beratungsgesprächen.
SaaS-Marktführer DACH
DocuWare
DocuWare GmbH, proprietär
- + Sehr ausgereiftes Produkt, DACH-Marktführer
- + Tiefe DATEV- und SAP-Integration
- − Ab ca. 50 €/Nutzer/Monat, kumulativ
- − Cloud-Anteil, oder On-Premise mit hohem Aufwand
Enterprise-DMS
ELO ECM
ELO Digital Office, proprietär
- + Sehr mächtig, vollständiges ECM-Spektrum
- + Office-Integration, Workflows, Reporting
- − Vierstellige Lizenzkosten pro Jahr
- − Für KMU unter 50 Personen überdimensioniert
Analog
Aktenordner-Wand
Leitz, Edding, etc.
- + Funktioniert ohne Strom und ohne Konfiguration
- + Niemand kann das System hacken
- − Nicht durchsuchbar, kein Volltext
- − Nicht GoBD-konform für digitale Belege
Faustregel: Ein SHK- oder Handwerksbetrieb mit 5–30 Personen ist mit Paperless-ngx am pragmatischsten unterwegs — GoBD-tauglich, lokal, GPL-3.0. Wer ohnehin Microsoft-Stack hat, kann SharePoint-DMS überlegen. DocuWare ist die kommerzielle Referenz, aber sehr preisintensiv. Aktenordner-Wand ist auch eine Lösung — nur eben nicht durchsuchbar.
Pricing
GPL-3.0. GoBD-tauglich. Lokal.
Lizenz
GPL-3.0 — klassische Copyleft OSI-Open-Source-Lizenz. Quellcode öffentlich, Modifikationen bei Weiterverteilung wieder unter GPL. Für KMU-Eigenbetrieb keinerlei Auflagen. Keine Per-Nutzer-Lizenz, keine Mengen-Beschränkung.
Laufende Kosten
Vier Container auf eigenem Server: Paperless-App, Redis, PostgreSQL, optional Tika für Office-Dateien. RAM-Bedarf ca. 500 MB für 5.000 Dokumente. Speicher: ca. 1 GB pro 1.000 Dokumente (PDFs mit OCR-Layer). Keine externen Kosten.
Aufwand
Docker-Compose-Setup: 30 Minuten. Initial-Konfiguration (Mail-Account, erste Korrespondenten, Dokument-Typen): 1–2 Stunden. Komplettes Handwerksbetrieb-Setup mit Trainingsbatch, n8n-DATEV-Bridge und Mitarbeiter-Schulung: 2–4 Beratungstage.
Anders als bei Vaultwarden (AGPL-3.0) oder (fair-code) gibt es bei Paperless-ngx keinen kommerziellen Anbieter im Hintergrund — keine Business Edition, keine Enterprise-Variante. Was es gibt, ist eine sehr aktive Maintainer-Community mit regelmäßigen Releases und eine professionelle Doku.
Mail-Eingang automatisch konsumieren
# Paperless Mail-Account (im Web-UI angelegt)
host: mail.shk-betrieb.de
port: 993
username: belege@shk-betrieb.de
password: ${MAIL_PASS}
# Mail-Rule
folder: INBOX
filter_subject: "Rechnung|Lieferschein|Bescheid"
filter_body: ""
filter_from: ""
maximum_age: 7 # Tage
# Aktionen
action: move
action_parameter: "INBOX/Verarbeitet"
consumption_scope: attachments_only
assign_correspondent_from: from
assign_document_type_from: subject
assign_tags: ["E-Mail-Eingang", "Auto-Import"]Paperless-ngx-Stack als Docker-Compose
services:
paperless:
image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:2.20.15
restart: unless-stopped
depends_on: [db, redis]
environment:
- PAPERLESS_URL=https://paperless.shk-betrieb.de
- PAPERLESS_DBHOST=db
- PAPERLESS_REDIS=redis://redis:6379
- PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=deu+eng
- PAPERLESS_TIME_ZONE=Europe/Berlin
- PAPERLESS_CONSUMPTION_DIR=/usr/src/paperless/consume
volumes:
- ./data:/usr/src/paperless/data
- ./media:/usr/src/paperless/media
- ./consume:/usr/src/paperless/consume
networks: [frontend, paperless-net]
db:
image: postgres:16
restart: unless-stopped
environment:
- POSTGRES_DB=paperless
- POSTGRES_USER=paperless
- POSTGRES_PASSWORD=${PAPERLESS_DB_PASS}
volumes:
- ./db:/var/lib/postgresql/data
networks: [paperless-net]
redis:
image: redis:7-alpine
restart: unless-stopped
networks: [paperless-net]
networks:
frontend:
external: true
paperless-net:Verwandte Themen
Paperless-ngx braucht Plattform und Workflows
als Plattform, Caddy als HTTPS-Layer davor, für DATEV-Brücke oder Mail-Trigger:
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