Erster Schritt vor dem Erstgespräch

Anforderungs-Checkliste — Was soll Ihr Server können?

Sieben Frage-Blöcke zu Branche, Größe, Daten-Sensitivität, KI-Bedarf, Hardware-Standort, Wachstum, Zeit-Horizont. Branchenspezifische Vorlagen für die häufigsten Konstellationen.

Wie diese Liste funktioniert

Sie können diese Seite einfach durchgehen, Notizen machen und uns das Ergebnis per Mail schicken — oder Sie bringen Ihre Antworten ausgedruckt zum Erstgespräch mit. Kein Login, kein Tracking, keine Datenverarbeitung im Hintergrund. Diese Seite ist eine Vorlage, damit das Erstgespräch effizient läuft.

Branchen-Vorlagen (sparen Zeit)

Sechs typische Mandantenprofile mit vorausgefüllten Standard-Antworten. Wählen Sie die nächstliegende Vorlage und passen Sie nur Abweichungen an.

Anwaltskanzlei oder Steuerberater (5–15 Personen)

Schwerpunkt: § 203 StGB / BRAO / § 102 AO. Sensible Mandanten-Daten. Empfohlene Stufe: Mittel mit lokaler . Pflicht-Bausteine: Mail, Cloud, Passwort-Manager, Wiki, lokales KI-Modell. Kein Cloud-Routing für sensible Inhalte.

Psychotherapie- oder Arztpraxis (3–8 Personen)

Schwerpunkt: § 203 StGB, Sozialgesetzbuch, Patient*innen-Daten als Art. 9 . Empfohlene Stufe: Klein mit lokaler für Notiz-Hilfe. Pflicht: Termin-Buchung, Mail, sichere Patient*innen-Kommunikation. Cal.com statt Doctolib.

Handwerksbetrieb (10–30 Personen)

Schwerpunkt: GoBD-konforme Belegerfassung, BAFA-Förderanträge, DATEV-Bridge. Empfohlene Stufe: Klein bis Mittel. Pflicht: Paperless-ngx, Mail, n8n-Workflow für Rechnungen. optional für Texte/Übersetzungen.

Ingenieurbüro oder Architektur (5–20 Personen)

Schwerpunkt: IP-Schutz von Konstruktionen, Multi-Projekt-Aliase, Bauherren-Vertraulichkeit. Empfohlene Stufe: Mittel mit lokaler für Lastenheft-Analyse. Pflicht: Mail mit unbegrenzten Aliasen, Cloud, Passwort-Manager.

Industrieller Mittelständler (30–100 Personen)

Schwerpunkt: BPMN-Workflows, ERP-Integration, IP-Schutz, ISO-9001-Audit. Empfohlene Stufe: Premium mit + lokaler . Pflicht: 7, Paperless, , KI-Stack, .

Beratung oder Agentur (1–10 Personen)

Schwerpunkt: Mandanten-Vertraulichkeit, viele Logins, Wissens-Management. Empfohlene Stufe: Klein mit BookStack + Vaultwarden. Optional für Texte. Pflicht: Mail, Cloud, BookStack, Vaultwarden, Cal.com.

Sieben Frage-Blöcke

Falls keine Branchen-Vorlage passt — oder Sie eine Vorlage anpassen wollen — gehen Sie diese sieben Blöcke durch.

Branche & Verschwiegenheits-Anforderung

Welche Branche? Welche Berufsrechte/ greifen (§ 203 StGB, BRAO, BÄO, Sozialgesetzbuch, GoBD, Art. 9)? Welche Daten sind 'besondere Kategorie'? Gibt es ISO-Zertifizierung (9001, 27001)?

Größe & Wachstums-Ziel

Mitarbeitende heute: __. Geplant in 2 Jahren: __. Wie viele davon nutzen aktiv den Server (Mail, Cloud)? Wie viele nutzen ? Verteilte Standorte oder ein Büro? Home-Office-Anteil?

Daten-Sensitivität & Datenort

Welche Daten dürfen NIE in eine Cloud (auch nicht mit )? Welche sind unkritisch? Standort-Bindung (Deutschland, EU)? Backup-Standort (Off-Site, zweites Gebäude)? Gibt es schon ein NAS?

KI-Wunsch & Use-Cases

Welche KI-Anwendungen sind relevant (Texte, Übersetzungen, Code, Recherche, )? Wie viele Personen sollen sie nutzen? Welche Modell-Qualität ist nötig (Frontier wie Llama 70B oder klein wie Phi 14B)? Tägliches Volumen?

Bestehende IT-Landschaft

Welche SaaS-Dienste laufen aktuell (Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, ...)? Welche sollen abgelöst werden, welche bleiben? Gibt es bestehende Hardware (Server, NAS, Workstations)? IT-Dienstleister vorhanden?

Standort & Hardware-Aufstellung

Aufstellort: Büro (welcher Raum?), Serverraum, Hetzner-Colocation, Cloud-VPS? Strom-Versorgung (USV vorhanden?), Netz-Anbindung (Glasfaser, Coax?), Klimatisierung? Wer hat physischen Zugang?

Budget-Rahmen & Zeit-Horizont

Budget einmalig (Hardware + Setup): __. Budget laufend (Beratung + Wartung pro Quartal): __. Gewünschter Start-Termin: __. Migration in Etappen oder Big-Bang? Schmerz-Punkte mit aktueller Lösung?

Was passiert mit dem Ergebnis?

Sie schicken uns Ihre ausgefüllte Wunschliste per Mail (an agentur@kaatai.de) oder bringen Sie ausgedruckt zum Erstgespräch mit. Wir nutzen Sie für eine präzise Vorbereitung — kein Datentransfer im Hintergrund, kein Login, kein Tracking auf dieser Seite.

Im Erstgespräch (kostenfrei, 45 Minuten) besprechen wir die Antworten, klären offene Punkte und geben eine ehrliche Einschätzung: passt ein eigener Server für Sie, oder ist Cloud-SaaS für Ihre Konstellation pragmatischer? Beides ist OK. Wir leben davon, ehrliche Empfehlungen zu geben — nicht von jedem Auftrag.

Nach der Wunschliste

Erstgespräch buchen

Kostenfrei, 45 Minuten, per Videokonferenz oder vor Ort in Hameln. Bringen Sie Ihre Wunschliste mit — wir gehen sie gemeinsam durch.

→ Erstgespräch buchen

Bereit für den nächsten Schritt?

Kostenloses Erstgespräch. Unverbindlich. In 30 Minuten wissen Sie, ob und wie KI Ihrem Unternehmen helfen kann.

Erstgespräch buchen Förderfähigkeit prüfen